SAP BusinessObjects Analysis - Einführung, Migration, Grundlagen

Für SAP-Anwender war lange Jahre die Toolpalette für das Reporting im SAP Business Warehouse (BW) überschaubar. Je nach Anwendungsfall (Reporting im WEB oder in der Microsoft-Excel-Umgebung) wurde ein entsprechendes Tool aus der Palette des SAP Business Explorers (BEx) verwendet.

Da sich das SAP BW als eine Standard-Data-Warehouse-Anwendung im Markt behauptet hat, bieten mittlerweile diverse Dritthersteller Produkte im Reportingbereich für diese Plattform an, die moderner und einfacher zu handhaben sind als die SAP BEx-Tools.

SAP BusinessObjects Analysis - Einführung, Migration, Grundlagen

Das sogenannte »Schattenreporting« in Form zahlreicher selbst erstellter Excel-Arbeitsmappen, das in vielen Unternehmen mit unglaublich hohem Zeitaufwand betrieben wird, um Daten zusammenzutragen, abzustimmen und aufzubereiten, kann nun mit SAP BO Analysis for Office endlich reduziert oder, in Kombination mit intelligenten Lösungen wie z.B. SAP Lumira, sogar komplett abgelöst werden.

Daher möchten wir den Fokus unseres Buches auf dieses Tool legen und sowohl grundlegende Aspekte für dessen Einführung im Unternehmen beleuchten als auch eine anschauliche Anleitung für das tägliche Arbeiten geben.

Somit richten wir uns sowohl an Entscheider in der IT als auch an Anwender in den Fachbereichen, die schon Erfahrungen mit z.B. MS Excel Pivot oder anderen Reporting-Tools sammeln konnten.

Wir zeigen Ihnen in einem Vergleich von SAP Analysis for Office zum Vorgängermodell BEx Analyzer die wesentlichen Unterschiede und gehen dabei insbesondere auf die Migration bestehender BEx-Arbeitsmappen zu Analysis for Office ein.

SAP Analysis for Office – Einführung

Jede Änderung der IT-Systemlandschaft bringt mehr oder weniger große Herausforderungen mit sich. Besonders umfassende Maßnahmen müssen eingeleitet werden, wenn der Endnutzer von dieser Änderung betroffen ist. Der Wechsel auf ein neues Reporting-Werkzeug sollte also gut vorbereitet sein.

Motivation

Ein modernes Reporting-Tool bietet heute für den Anwender, sei es der Kollege im Fachbereich oder der Spezialist in der IT, die Möglichkeit, seine Aufgaben, wie die Erstellung eines neuen Standardberichts oder die sofortige Analyse eines geschäftlichen Sachverhaltes, schnell und effizient mit einigen Mausklicks zu erledigen.

Das Ergebnis ist in jedem Fall sofort sichtbar, die Methode also WYSIWYG (what you see is what you get). Es ist demnach nur zu verständlich, dass sowohl der Benutzer sich ein solches Tool wünscht als auch der IT-Verantwortliche die Erfordernisse an eine zukunftssichere Reportingstrategie erfüllen will.

Neue Technologien für die Datenhaltung machen es möglich, dass ein Benutzer von Reporting-Tools nur wenig technisches Know-how für die Zusammenhänge der Datenmodelle besitzen muss, um performante Abfragen zu erstellen. Das Thema »Performance« wird komplett in das Backend der Systeme verlagert. Dadurch können sich im sogenannten Frontendbereich die Aktivitäten auf die eigentliche Anforderung der fachlichen Analyse, wie die Beurteilung des Geschäftsverlaufes bei den Abverkäufen der letzten Monate, konzentrieren.

Welches Tool für welche Anforderung

Neue Anforderungen der Unternehmen an Reporting- und Analysewerkzeuge, wie etwa die Erstellung von Dashboards, analytischen Auswertungen operativer und strategischer Kennzahlen sowie die erweiterte Darstellung auf mobilen Endgeräten, verlangen eine gut durchdachte Reportingstrategie, um den Einsatz der »richtigen« Tools für die jeweilige Anforderung zu bestimmen und die Anzahl der verwendeten Werkzeuge im Unternehmen zu begrenzen.

Nach Übernahme der Firma Business Objects hatte sich die Anzahl der Reporting-Tools im Portfolio der SAP sprunghaft erhöht. Leider sorgte dies bei vielen Kunden im SAP BW-Umfeld für große Verunsicherung bzgl. der hier verfolgten Strategie der SAP, um auch eine investitionssichere und zukunftweisende Entscheidung für die eigene Reportinglandschaft treffen zu können.

Mit den beiden von der SAP neu entwickelten BusinessObjects-Tools Design Studio und Analysis, Edition für Microsoft Office (im Weiteren kurz Analysis for Office oder AO) gibt es nun adäquate Produkte, um die BEx Suite (BEx Web Application Designer, BEx Analyzer) abzulösen und gegen deutlich leistungsstärkere Tools einzutauschen.

Der Anwendungsbereich ist ausschlaggebend für die Wahl des passenden Tools (siehe Abbildung 1.1).

BEx Analyzer versus Analysis for Office

Microsoft-Office-Produkte sind aus unserem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. So ist es nicht verwunderlich, dass Anbieter von analytischer Software versuchen, ihre Produkte als sogenannte »Add-ins« immer perfekter in Programme wie MS Excel zu integrieren, um dadurch deren Nutzungsgrad zu erhöhen. Dies hat SAP schon mit der Einführung der BEx Suite 1998 erkannt und das erste Excel-Add-in für den BEx Analyzer auf den Markt gebracht.

Es wurden zwar die Funktionalitäten zum Aufruf einer BEx Query oder einer BEx-Arbeitsmappe in die Excel-Umgebung eingebettet, jedoch wurde dabei in keiner Weise Bezug zur Nomenklatur oder Softwareergonomie von MS Excel genommen. Der Fokus lag hier ganz klar auf der Funktionalität der SAP-Anwendung, die sich die MS Excel-Plattform zunutze macht. Dies hat sich auch in der aktuellen Version des BEx Analyzers nicht verändert. Wenn auch die funktionalen Möglichkeiten deutlich zugenommen haben, bleibt die Bedienbarkeit alles andere als intuitiv.

Ein großer Nachteil ist nach wie vor während der Erstellung einer BEx-Arbeitsmappe die Trennung zwischen Design- und Berichtsmodus. Im Designmodus können alle im Bericht verwendeten Objekte, wie Tabellen, Grafiken, Filter etc., platziert und mit einer Datenquelle verbunden werden; das Ergebnis ist jedoch erst im Berichtsmodus zu begutachten. Dies macht die Entwicklung von BEx-Arbeitsmappen sehr sperrig.

Analysis for Office hingegen ist auf eine größtmögliche Integration in die MS Office-Umgebung einerseits und die SAP BO Enterprise-Plattform andererseits zugeschnitten. Durch die Nutzung dieser Plattform verlagern sich zwar gewohnte Funktionalitäten, wie z.B. der Zugriff auf das SAP BW-Dokumenten-Management, den Nutzer des BEx Analyzers gewohnt waren.

Allerdings können dafür Excel-Kommentare direkt in eine Online-Kreuztabelle eingefügt und mit der Arbeitsmappe abgespeichert werden. Auch nach Datenaktualisierung oder Änderung des Berichtsaufrisses sind sie weiterhin verfügbar.

Die Entwicklung folgt jeweils dem Prinzip des WYSIWYG. Sobald eine Datenquelle in einem Analysis-Dokument verbunden ist, können zur Designtime sofort das Ergebnis des Designs sowie die korrekte Anzeige und Berechnung von Daten kontrolliert werden.

Diese Online-Aktualisierung der Daten kann jederzeit deaktiviert werden, um das Erstellen eines Berichtes performanter zu gestalten.

Darüber hinaus bietet Analysis for Office …

• … eine Undo- und Wiederherstellungshistorie für alle Funktionen des Analysis for Office-Add-ins,
• … die dynamische Berechnung vordefinierter Kennzahlen zur Laufzeit in eigenen Ergebnisspalten (z.B. gleitender Durchschnitt, prozentualer Anteil, Differenzen etc.),
• …ein flexibles Filterwerkzeug, um Zeilen nach Kennzahlwerten zu filtern (z.B. »Top-3-Länder nach Bestellmengen«).

Analysis for Office orientiert sich mit seiner stark an MS Excel-Funktionalität angelehnten Bedienung und einer Reihe komfortabler Funktionen deutlich an den Anforderungen der Anwender, während der BEx-Analyzer zur Erstellung neuer Berichtsmappen eher ein Tool für Spezialisten ist. Analysis for Office hingegen kann beispielsweise auch einem Sachbearbeiter im Controlling, der keine technischen Vorkenntnisse besitzt, für die Datenanalyse mit Excel an die Hand gegeben werden.

SAP Reportingwerkzeuge

Grob eingeteilt in zwei Werkzeuggruppen, verfügt SAP mittlerweile über eine breite Produktpalette an Reporting-Tools. Zum einen handelt es sich um die Business Explorer Suite (BEx Suite), die für Standardreporting- und Analysezwecke über das SAP NetWeaver BW-System zur Verfügung gestellt wird. Zum anderen gehört die SAP BusinessObjects-Werkzeugauswahl seit dem Kauf der Firma BusinessObjects zum Portfolio.

Übersicht über SAP Bex-Werkzeuge

Die von der SAP für das SAP NetWeaver BW standardmäßig mitgelieferte SAP Business Explorer (BEx) Suite ist Bestandteil der Business Intelligence (BI)-Architektur und umfasst eine Vielzahl von Werkzeugen mit vielfältigen Reporting- und Analysefunktionen. Abbildung 2.1 zeigt eine stark vereinfachte Übersicht dieser BI-Architektur und verdeutlicht den Informationsfluss sowie die Position der BEx-Werkzeuge innerhalb der Architektur.

Übersicht über SAP BO-Werkzeuge

Die Kernkomponente von SAP BusinessObjects ist die Business Objects Enterprise Plattform. Diese setzt sich unter anderem aus der Central Management Konsole (engl.: CMC) und dem Content Management System (CMS) zusammen.

Das CMC ist ein webbasiertes Tool, das zur Konfiguration und Administration der BI-Plattform dient.

Wird die BI-Plattform in das Technologiesystem eines Unternehmens integriert, erhalten Endanwender die Möglichkeit, über die BusinessObjects-Tools auf Berichte zuzugreifen, Berichte zu erstellen, zu bearbeiten oder mit anderen Benutzern zu teilen.

SAP Analysis for Office – Grundlagen

Auch Analysis for Office gehört zur BusinessObjects-Toolpalette der SAP und dient der multidimensionalen Analyse von OLAP-Ressourcen. AO ist ein intuitiv bedienbares Microsoft Office-Add-in und bringt dank der Integration in eine gewohnte Arbeitsumgebung eine sehr steile Lernkurve.

Installation

In diesem Abschnitt geben wir einige allgemeine Informationen zur Installation. Wir gehen nicht auf die Details des eigentlichen Installationsvorgangs ein.

System- und Produktabhängigkeiten

Analysis for Office gibt es sowohl für 32-Bit- als auch für 64-Bit-Systeme. Welche Version gewählt wird, hängt von der Prozessorarchitektur des eigenen Systems und von der installierten Microsoft Office-Edition ab.

Verfügen Sie über ein 32-Bit-System, können Sie ohne weitere Bedenken mit der Installation der 32-Bit-AO-Version fortfahren. Hat ihr System eine 64-Bit-Architektur, sollten Sie zunächst prüfen, in welcher Version das Office-Paket installiert wurde, denn prinzipiell kann man auch auf 64-Bit-Systemen 32-Bit-Software installieren.

Datenanalyse mit SAP Analysis for Excel

Der Hauptnutzen von Analysis for Excel besteht in der Untersuchung von Geschäftsdaten. Entsprechend umfangreich ist die Funktionspalette in diesem Bereich. Insbesondere der sogenannte »Designbereich« erleichtert die Analyse und Navigation in Daten im Vergleich zu verwandten Tools um ein Vielfaches.

Zum besseren Verständnis und zur Vorbereitung auf die folgenden Abschnitte möchten wir Ihnen zunächst einige wichtige Begriffe aus der Datenmodellierung vorstellen. Das SAP Help-Portal erläutert sie wie folgt:

• Dimension (auch Merkmal genannt)
• Element (auch Merkmalswert genannt)
• Hierarchie
• Kennzahle
• Attribut

Präsentation in SAP Analysis for PowerPoint

Der Hauptnutzen von Analysis for PowerPoint besteht in der Präsentation von Erkenntnissen, die in der Regel durch die Analyse in Analysis for Excel gewonnen wurden. Der entscheidende Vorteil liegt in der Möglichkeit, Live-Objekte wie Tabellen oder Grafiken einzubinden. Diese bleiben mit der Datenquelle weiterhin verbunden und können aktualisiert oder verändert werden.

Wie in Abbildung 6.1 zu sehen ist, stimmen die Funktionen von Analysis for PowerPoint nicht exakt mit denen von Analysis for Excel überein. Das liegt ganz einfach daran, dass beide Tools für unterschiedliche Anforderungen gedacht sind. Analysis for PowerPoint dient der reinen Visualisierung von Informationen und bietet deshalb auch nur die hierfür relevanten AO-Funktionen an.

Die einzigen Analysis for PowerPoint-spezifischen Funktionen sind die Werkzeuge Tabelle anpassen und Verschieben nach. Deshalb gehen wir im Folgenden nur auf diese und nicht auf die übrigen Funktionen im Menüband ein.

Aktuelle Neuerungen in SAP Analysis for Office 2.x

Mitte April 2015 wurde Analysis for Office 2.0 nach langer Ramp-up-Phase veröffentlicht. Der Grund für den Aufstieg von Versionsnummer 1.x zu 2.x ist die tief greifende Umgestaltung des zugrunde liegenden Frameworks. Das Ziel der Entwickler ist auf lange Sicht, zwei wichtige BI-Analyse-Clients für Microsoft Office zu vereinen. Mit der Umgestaltung in 2.x wurde dafür die Grundlage geschaffen – die ersten Schritte der Vereinigung sind bereits in Version 2.1 erfolgt.

Fazit

Analysis for Office ist ein Reportingwerkzeug zur Analyse von Geschäftsdaten und wird als Nachfolger zum BEx Analyzer vermarktet. Für Unternehmen, die bisher den BEx Analyzer im Einsatz hatten, stellt sich demzufolge die Frage, wie mit dem bisherigen Bestand an BEx-Arbeitsmappen umzugehen ist. Eine detaillierte Migrationsstrategie ist dabei unumgänglich.

SAP liefert mit Analysis for Office gleichzeitig ein Migrationstool, das allerdings diverse Einschränkungen mit sich bringt und deshalb nicht wirklich für die Massenkonvertierung geeignet ist.